Términos y Condiciones Uso PyBA Cloud

(Última actualización: 09 septiembre 2025)

BIGZOOLUTIONS S.A.S. BIC, sociedad legalmente constituida en Colombia, en adelante “PYBA CLOUD”, establece los presentes Términos y Condiciones de Uso, que regulan el acceso, utilización y permanencia en la plataforma PyBA Cloud y en el servicio asociado Smart ID.

El acceso y uso de la plataforma implica la aceptación plena y sin reservas de estos Términos y Condiciones.

1. DEFINICIONES

• Tutor: Persona natural o jurídica que ejerce la tenencia y cuidado de un animal.
• Profesional del cuidado animal: Veterinarios, clínicas, estilistas, paseadores, transportadores, guarderías, laboratorios, fundaciones, hoteles, spas u otros actores que prestan servicios relacionados con el bienestar animal.
• Historia electrónica del animal: Conjunto de registros electrónicos, trazables e inalterables asociados a un animal identificado mediante Smart ID. Esta historia electrónica constituye parte del expediente obligatorio exigido por la Ley Kiara (Ley 2480 de 2025) y garantiza trazabilidad, seguridad y evidencia digital.
• Usuario: Cualquier tutor, profesional u organización que accede a PyBA Cloud.

2. OBJETO

Regular las condiciones de uso, responsabilidades y limitaciones aplicables a los servicios electrónicos de PyBA Cloud, garantizando la trazabilidad de la información del animal bajo los principios de bienestar animal (Ley 1774 de 2016 y Ley 2480 de 2025 – Ley Kiara), protección de datos personales (Ley 1581 de 2012) y seguridad de la información.

3. PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN

1. La información contenida en cada Smart ID constituye la historia electrónica única del animal.
2. La titularidad de la información es compartida entre:
   • El tutor, respecto de sus datos personales.
   • El profesional, respecto de los registros técnicos de salud, cuidado y bienestar que ingrese.
   • El animal, como sujeto de especial protección, prevalece su bienestar sobre cualquier interés individual.
3. En consecuencia:
   • Ningún usuario podrá solicitar la eliminación total de la historia electrónica del animal.
   • La supresión de datos personales solo podrá ejercerse respecto de información que no afecte la trazabilidad.
   • Los registros no podrán eliminarse; únicamente podrán inactivarse, manteniendo su integridad para fines legales o requerimientos de autoridad competente.
   • La información será custodiada bajo estándares de seguridad informática razonables y actualizados.

4. DATOS ESENCIALES DE LA HISTORIA DIGITAL

Se consideran datos esenciales, ineliminables por su carácter probatorio y trazable:

• Datos del animal: Smart ID, nombre, foto, especie, raza, color, datos del microchip, sexo, fecha de nacimiento, alergias, condiciones médicas, señas particulares.
• Datos del Tutor: nombre, documento de identidad, fotografía, correo electrónico (para trazabilidad de consentimientos y desestimientos).
• Datos del Profesional: nombre, identificación, tarjeta profesional o matrícula (si aplica), correo electrónico.
• Registros de actuaciones (fecha, hora, procedimiento, diagnóstico, tratamiento o servicio realizado al animal, persona que la realizó).
• Consentimiento o disentimiento otorgado mediante código enviado al correo electrónico del Tutor.
• Bitácora de trazabilidad (usuario que ingresó el registro, modificaciones e inactivaciones).

5. ACCESO Y USO DEL SERVICIO

• La plataforma opera bajo el modelo Software como Servicio (SaaS).
• El acceso es personal, limitado e intransferible.
• Los profesionales que accedan y registren información deberán estar debidamente inscritos en el registro nacional SINAPYBA u otro que disponga el Ministerio de Ambiente, conforme a la Ley Kiara, si es Veterinario o Veterinario Zootecnista deberá estar registrado ante Convezcol.
• Queda prohibido:
  • Uso fraudulento, suplantación o ingreso de información falsa.
  • Reproducción, modificación o ingeniería inversa del software.
  • Comercialización no autorizada del servicio o sublicenciamiento.
  • Interferencia en la seguridad, integridad o disponibilidad de la plataforma.

El incumplimiento dará lugar a la suspensión inmediata de la cuenta, sin perjuicio de acciones legales.

6. PLANES Y SUSCRIPCIONES

• Los tutores podrán adquirir Smart ID de manera individual.
• Los profesionales podrán adquirir planes de suscripción y otorgar Smart ID a los animales que consideren.
• En caso de cancelación o retiro del profesional:
  • Los Smart ID otorgados permanecerán activos.
  • La información histórica será preservada sin alteraciones.
  • Los tutores mantendrán acceso directo a la historia electrónica de su animal
• Condiciones de pago, facturación, devoluciones y renovaciones estarán sujetas a la política vigente.

7. RESPONSABILIDADES DE LOS USUARIOS

• El Tutor es responsable de la veracidad y actualización de la información sobre él y su animal.
• El Profesional es responsable de la calidad, exactitud y oportunidad de los registros que ingrese, en cumplimiento de la Ley Kiara.
• PyBA Cloud no certifica ni valida diagnósticos, procedimientos, tratamientos o servicios registrados por profesionales.
• Los profesionales son únicos responsables de la información que aportan.
• PyBA Cloud podrá suspender o cancelar cuentas por incumplimiento, fraude o uso indebido.

8. DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO

PyBA Cloud procurará la disponibilidad razonable de la plataforma. No será responsable por interrupciones derivadas de:

• fuerza mayor,
• mantenimientos programados,
• fallos de terceros (internet, nube, telecomunicaciones),
• u otros eventos externos fuera de su control.

9. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

9.1. El tratamiento de datos personales se rige por la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas concordantes.

9.2. Con la aceptación de estos Términos y Condiciones, el usuario autoriza a PyBA Cloud a:
i. Tratar sus datos para fines de prestación del servicio, soporte y actualizaciones.
ii. Enviar comunicaciones comerciales, promocionales y profesionales relacionadas con productos, servicios o eventos propios de PyBA Cloud.
iii. Permitir que profesionales a quienes el tutor conceda acceso mediante escaneo del SmartID, puedan visualizar la historia electrónica y enviar comunicaciones profesionales o comerciales en el marco de esa relación.

9.3. PyBA Cloud no vende ni arrienda información personal a terceros. El uso de datos por parte de profesionales se limita a los casos en que el tutor haya compartido la historia electrónica de forma voluntaria.

9.4. El usuario podrá ejercer derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria de autorización, conforme a la Política de Privacidad publicada en la plataforma a través del correo electrónico definido en la cláusula 14 de estos términos.

10. PROPIEDAD INTELECTUAL

• El software, marcas, signos distintivos, interfaces y contenidos de PyBA Cloud son propiedad de Big Zoolutions S.A.S. BIC.
• El uso de la plataforma no concede derechos de propiedad intelectual al usuario.
• Se prohíbe el uso de marcas o logos sin autorización escrita.
• Las alianzas que se hagan con otras personas naturales o jurídicas no conceden derechos de propiedad intelectual.

11. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

• PyBA Cloud se presta “tal cual”, sin garantías absolutas de disponibilidad o ausencia de errores.
• La responsabilidad total de Big Zoolutions S.A.S. BIC frente al usuario no superará el valor efectivamente pagado en los últimos doce (12) meses.
• Esta limitación no aplica en casos de dolo o culpa grave atribuibles a Big Zoolutions S.A.S. BIC, los cuales serán definidos conforme a la legislación colombiana y a lo que determinen las autoridades competentes.
• Big Zoolutions no será responsable por diagnósticos, tratamientos o servicios realizados por profesionales en la plataforma.

12. TERMINACIÓN

• PyBA Cloud podrá suspender o cancelar cuentas por incumplimiento, fraude o violación de estos términos, previa notificación salvo casos urgentes.
• El usuario podrá cancelar su cuenta en cualquier momento, sin que ello implique la eliminación de la historia digital del animal (salvo lo previsto en la cláusula de Protección de Datos Personales de estos términos y condiciones).
• El usuario tendrá derecho a presentar reclamaciones o recursos frente a decisiones de suspensión o cancelación mediante los canales dispuestos en la plataforma.

13. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia; cualquier controversia se someterá a los jueces y tribunales competentes en la ciudad de Bogotá D.C.

14. CANALES DE CONTACTO

Para más información contactenos a info@smartidpet.com